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Fournir vos données pour Studyo

Aperçu

Fournir vos données d’horaires

Afin de préparer votre configuration Studyo pour les écoles, votre école ou Commission scolaire doit fournir les données brutes correspondant aux horaires des différents groupes, le calendrier scolaire et des informations sur les enseignants.

Aucune donnée d’élève n’est requise.

Voici un aperçu de ce qui doit être fourni:

  • Une copie de votre calendrier annuel (PDF, .ics, web) affichant les jours-cycles s’il y a lieu, pédagogiques, congés et autres événements spéciaux affectant les jours de classe.
  • Heures de périodes de cours (les heures de début et de fin des périodes, du dîner, # de périodes par jour, etc). Plusieurs horaires quotidiens sont possibles si ils s’appliquent à des journées particulières du cycle ou par niveau. Des horaires spécifiques peuvent également être appliqués à des dates spécifiques au besoin (horaires d’examens.
  • Une exportation de vos données d’horaires dans le format approprié (CSV), voir ci-dessous.
  • La liste des Enseignants incluant leur identifiant dans vos horaires, prénom, nom et courriel, toujours dans le format approprié (CSV).

Avec ces données, Studyo pourra vous générer une configuration. Nous vous fournirons les informations suivantes:

  • Un code d’école pouvant permettre aux utilisateurs de se lier à votre configuration (peut être optionnel dans certains cas)
  • Si les comptes sont créés sur un iPad, les enseignants n’ont pas de code à entrer.

Connexion des enseignants et élèves (aperçu)

  • Les élèves créent leur compte s’ils n’en ont pas, ou s’authentifient avec Google ou Office 365.
  • Ils entrent le code d’école pour l’année en cours et sélectionnent leurs classes dans la liste. Ils pourront modifier ces choix.
  • Les enseignants n’ont qu’à créer leur compte ou s’authentifier via Google ou O365 tant et aussi longtemps que leur compte comporte la même adresse courriel que dans la configuration, leur horaire sera créé automatiquement. Dans la version web et iPhone, il est possible qu’ils doivent débuter en entrant le code d’école.

Consultez le Guide d’utilisateur pour élèves et enseignants pour explorer le processus.

Notre site contient également bon nombre de tutoriels pour vous aider à vous familiariser avec Studyo et Studyo pour les écoles.


 

Spécifications des fichiers de données

Vous retrouverez ci-dessous la liste des champs requis pour la création de votre configurations. Nos outils d’extraction nous permettent d’extraire ces données, même si elles sont structurées autrement., combinées ensemble dans des champs ou divisées dans plusieurs champs.

Ne passez donc pas de temps à produire un fichier comme celui qui est décrit, mais simplement vous assurer que nous pourrons déduire les informations à partir de ce qui est fourni par votre système de gestion.

Nous offrons aussi un accès à un serveur SFTP si vous désirez programmer la mise à jour automatique des données via des systèmes tels Powerschool.

1. Liste d’enseignants.

Description Un fichier de 4 colonnes qui sert à lier automatiquement les enseignants à leurs groupes.

Format Nous préférons le format CSV (délimitées par tabulateurs de préférence).

Les colonnes requises sont les suivantes (le nom de la colonne n’a pas d’importance, mais un entête nous aidera à comprendre les données).

RAPPEL: Nous avons besoin d’avoir ces données dans un format ou un autre. Si votre système exporte les données d’une façon différente, nous pourrons sans aucun doute prendre le fichier tel-quel, tant qu’il nous permet de trouver ce qu’il faut.

TeacherID Un identifiant unique pour l’enseignant du cours, tel qu’il apparaît dans votre système de gestion et donc, dans vos données d’horaires. Attention aux identifiants démarrant avec un zéro. Si vous travaillez dans Excel, ceux-ci pourraient être enlevés et ce n’est pas souhaitable.

Last Name Le nom de famille de l’enseignant

First Name Le prénom de famille de l’enseignant

Email Le courriel de l’enseignant (utilisé pour lier le compte Studyo à la configuration)

 sample-teacher-data

 


2. Données d’horaires

Description Les données d’horaire contiennent une douzaine de données qui permet de générer l’horaire de chaque groupe-matière. De cette façon, lorsque l’élève choisit son groupe-matière, l’horaire est appliqué à sa configuration.

Voici encore une fois les données brutes dont nous avons besoin et que nous extrairons de vos données. Ne vous préoccupez pas de l’ordre des données requises ou même si les données sont combinées à d’autres. Simplement nous expliquer: i.e. si le code du cours est Mat100-23 ceci pourrait représenter le cours de math de secondaire 1 (100) pour le groupe 23. Nous pouvons extraire le niveau du code de cours ainsi que le groupe.

Format Mêmes spécifications que la liste d’enseignants (CSV)

Les colonnes requises sont les suivantes (le nom de la colonne n’a pas d’importance, mais un entête nous aidera à comprendre les données).

SectionID L’identifiant de chaque cours tel que défini dans votre système. S’il n’en contient pas, nous combinerons le code du cours avec le # de groupe. Il nous faut un code unique car en cas de nouvelle importation, c’est ainsi que nous remplaçons les données d’un cours spécifique. Ce code ne doit jamais changer.

TeacherID L’identifiant unique de l’enseignant indiqué dans le premier fichier.

Section Title Le nom complet du cours, tel qu’il apparaîtra dans Studyo. Si votre système utilise un code pour cours, vous pouvez fournir le nom complet dans un fichier séparé. Nous vous recommandons de garder ces noms simples et courts. S’ils sont trop longs, vos utilisateurs auront parfois de la difficulté à les lire.

Level Le niveau auquel ce cours est offert. Ou aucun s’il est offert à tous les niveaux. Nous pouvons générer cette information via le code de cours s’il y a lieu, alors indiquez-nous comment le trouver. Vous pouvez aussi utiliser cette information pour classer les cours autrement comme par département.

Group/Section # Le # de groupe pour ce cours. Ceci permettra aux élèves de repérer plus rapidement leurs cours. Si vous utilisez des groupes ouverts, c’est l’identifiant de chaque groupe-matière.

Associated groups (Optionnel) Si vous le désirez, pour chaque groupe-matière, vous pouvez ajouter une liste des autres groupes qui peuvent sélectionner ce même cours. Chaque numéro de groupe doit être séparé par une barre oblique « / » . Ceci permet à un élève qui filtre par groupe et qui choisit son groupe (disons le 33) de voir tous les autres cours qui ont 33 dans leur liste de groupes associés. Donc, le cours de musique 93 qui a un groupe 33 dans Associated Groups apparaîtra en choisissant 33.

Room Le local pour cette séance de cours.

Cycle Day Le jour-cycle pour cette occurence. i.e. (5 pour jour 5). Seul le numéro est requis.

Day of week (optionnel) A préséance sur le jour-cycle.
Le jour de la semaine pour cette occurence de cours (0-6 avec 0 représentant le dimanche)

Specific date (optionnel) A préséance sur le jour-cycle et le jour de la semaine.
La date spécifique pour l’occurence de ce cours (AAAA/MM/JJ)

Period La période pour cette occurrence du cours. Si vos jours sont divisés en périodes numérotées, le chiffre. D’autres codes peuvent être utilisés, si vous avez de telles périodes de définies dans votre configuration, comme “D” pour Dîner.

Échantillon de données pour deux groupes-matière. Les couleurs sont utilisées pour mettre l’emphase sur les différences, telles le changement de local pour une séance.

sample-section-data


 Horaires codés sur une ligne

Certains systèmes exportent les données en utilisant une codification sur une seule ligne pour représenter les horaires. Ainsi, plutôt que d’avoir une ligne pour le jour 3 période 4, et une autre pour le jour 4 période 5, le tout serait représenté ainsi(ou de façon similaire):

1-3, 2-4

ou, d’autres systèmes utilisent un système d’arrangements qui utilisent des tableaux pour décrire chaque type d’horaire:

A 1-1 2-2 3-3 4-5 6-1 (Si on inscrit A-1, cela correspond à la rangée A item 1, soit Jour 1, Période 1)
B 1-2 2-3 3-4 5-5 6-5 (Si on inscrit B, on obtient toutes les combinaisons (1-2, 203, etc)
C 1-3 2-4 3-1 4-1 5-1
L’horaire d’un cours pourrait donc être représenté avec une combinaison telle  A,B2,C2-4 qui représenterait les jours et périodes suivantes:

Toute la série A = 1-1, 2-2, 3-3, 4-5, 6-1 + Seulement B2 (2-3) + C2 à C4 (2-4, 3-1 et 4-1)

soit: 1-1, 2-2, 3-3, 4-5, 6-1, 2-3, 2-4, 3-1, 4-1

Parlez-nous!

Peu importe votre système, Studyo peut bâtir votre horaire. Il nous fera plaisir d’explorer vos fichiers avec vous et vous faciliter la vie.

Nous construirons même un outil dans notre système uniquement pour votre école si vous utilisez un logiciel unique.

 

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